Door de komst van het COVID-19 virus werken we sinds maart 2020 massaal vanuit huis en online. Vergaderingen, brainstormsessies, koffiemomenten en borrels die we normaliter fysiek zouden organiseren, spelen zich nu af op één en dezelfde plek: online achter je beeldscherm. Het was even zoeken en experimenteren maar er blijkt ook achter dat ene beeldscherm heel veel mogelijk te zijn. De afgelopen maanden heeft BeBright samen met opdrachtgevers veel succesvolle digitale bijeenkomsten mogen organiseren. Wat maakt zo’n bijeenkomst nu succesvol?

Werkvormen en tools voor een digitale bijeenkomsten

Achter een beeldscherm is het voor deelnemers vaak nog lastiger om de aandacht erbij te houden, zich verbonden te voelen met de groep en actief te participeren dan tijdens een fysieke bijeenkomst. Een online tool en een goede werkvorm zijn daarom belangrijke gereedschappen voor een interactieve en succesvolle bijeenkomst. Werkvormen zijn manieren waarop je inhoud bespreekt tijdens een bijeenkomst, of de weg waarlangs je het proces stuurt. Een tool is een applicatie die je gebruikt om het rendement en de interactie van je sessie te vergroten. Er zijn veel verschillende werkvormen en tools die je kunt inzetten om je doel te bereiken (1).

Voorbeelden van werkvormen

Wanneer een organisatie aan de slag gaat met het formuleren van een nieuwe strategie, kun je de deelnemers als introductie bijvoorbeeld vragen om een voorwerp te laten zien wat symbool staat voor deze nieuwe strategie. Op deze manier vraag je mensen op een andere manier na te denken en van gedachten te wisselen. Wanneer de groep groot is, kan het lastig zijn om discussies te voeren. Sommige tools (Zoom) geven de optie om break-out rooms te creëren, waarbij mensen in kleinere groepjes opgedeeld worden en het onderwerp kunnen bespreken of een opdracht kunnen uitvoeren. Ook het maken van keuzes kan lastig zijn tijdens een digitale sessie. Wanneer alle mogelijke opties samen bepaald zijn, kun je deze invoeren in tools als Mentimeter. Mensen kunnen via Mentimeter hun opties scoren, en zo krijg je meteen een visueel overzicht van de hoogst gescoorde opties.

Voorbeelden van tools

Naast de zojuist genoemde tools Zoom en Mentimeter, zijn er nog meer tools die ingezet kunnen worden tijdens een digitale bijeenkomst. Vergelijkbaar met Zoom zijn Microsoft Teams en Cisco Webex: online platforms voor videobellen. MentiMeter en Kahoot kunnen ingezet worden voor polls of een quiz. In Padlet kun je een prikbord aanmaken waarop iedereen eenvoudig zijn of haar feedback kan geven. Op het professionele platform Trello kun je met elkaar een planning maken en een actielijst opstellen. En ook met het whiteboard platform Miro kun je als team brainstormen door bijvoorbeeld post-its digitaal op te plakken en samen een overzicht te creëren. Naast deze veelgebruikte tools zijn er nog veel meer: de keuze is reuze!

Vier tips voor een succesvolle digitale bijeenkomst

Het kiezen van een goede tool en een goede werkvorm is essentieel voor een succesvolle digitale bijeenkomst, maar wat komt er verder bij kijken? We delen graag vier tips voor het organiseren van een interactieve en succesvolle digitale bijeenkomst op basis van eigen ervaringen en het boek ‘Het groot online werkvormen boek, deel 3’:

  1. Goede voorbereiding
    Een goede voorbereiding is de sleutel naar succes. Kies een gepaste werkvorm en werk deze uit. Mail instructies naar de deelnemers en test de tool. Wanneer iedereen aanwezig is, begin je met het uitleggen van de gespreksregels. Zo kun je bijvoorbeeld afspreken dat iedereen zijn geluid ‘mute’ en een hand opsteekt als hij/zij iets wil zeggen. Indien de deelnemers niet bekend zijn met de tool, kun je ze een rondleiding geven. Daarna is het handig om de agenda voor de bijeenkomst te delen.
  2. Duidelijke rollen en communicatie
    Voordat de bijeenkomst start is het belangrijk met de organisatie te kijken wie welke rol op zich neemt. De facilitator geeft mensen het woord, luidt een onderwerp in, sluit een onderwerp af met een korte samenvatting, let op het proces en bewaakt de tijd. De facilitator vertelt zelf geen inhoudelijke zaken, daar zijn de andere leden van het organiserende team voor. Ook is het belangrijk een notulist aan te stellen.
  3. Creëer verbinding
    Voor het succes van de digitale bijeenkomst is het van belang dat deelnemers zich verbonden voelen. Dit zorgt voor een open en positieve sfeer. In zo’n sfeer durven en willen deelnemers eerder spreken, op elkaar reageren en is er ruimte om naar elkaar te luisteren. Om dit te bereiken is het belangrijk dat iedereen aan het woord komt aan het begin van de bijeenkomst. De ervaring leert dat mensen daarna sneller zullen participeren. De facilitator zorgt ervoor dat iedereen de mogelijkheid krijgt om aan het woord te komen, zowel aan het begin als tijdens de bijeenkomst.
  4. Reflectie
    Een bijeenkomst is succesvol geweest als de deelnemers het gevoel hebben dat het nuttig was, zij iets bij hebben kunnen dragen en iets geleerd hebben. Voor dit laatste onderdeel is het van belang dat deelnemers ook ruimte krijgen om na te denken. Het inlassen van stiltes is hierdoor soms noodzakelijk. Dit hoeft niet lang te zijn, zolang mensen maar een paar minuten tijd hebben om in rust over de situatie na te denken. Zeker als het over belangrijke beslissingen gaat.

Benieuwd naar hoe zo’n digitale bijeenkomst eruit kan zien? Bekijk dan deze video. Samen met ons op afstand werken aan bijvoorbeeld een nieuwe visie of (digitale) strategie? Dat kan! Neem contact op met Bo Fokkes of Sjoerd Emonts om de mogelijkheden te bespreken.

Bronvermelding

(1) Dirkse, S., Talen, A. Het groot online werkvormen boek, deel 3. De inspiratiebron voor online vergaderingen, opleidingen en andere bijeenkomsten. 2020.