Vijf aandachtspunten bij het (her)ontwerpen van zorgprocessen

(Her)ontwerpen van zorgprocessen als onderdeel van zorgtransformatie

Nederlandse zorgorganisaties zetten stappen richting een toekomst waarin ouderen zo lang mogelijk thuis wonen en zorg- en welzijnswerkers zoveel mogelijk ontlast worden. Met elkaar verkennen we de subtiele balans tussen innovatie en de menselijke maat, tussen technologie en persoonlijk contact, en tussen visievorming en praktische implementatie. Het inspelen op deze veranderingen vraagt van organisaties een voortdurende inzet op innovatie en implementatie. Helaas verloopt dit niet overal even vloeiend. In veel gevallen blijft innovatie beperkt tot zorgtechnologie, terwijl belangrijke aspecten zoals passend ingerichte (zorg)processen en gedrag van medewerkers minder aandacht krijgen. Hierdoor wordt niet de gewenste impact behaald op doelen zoals toegankelijkheid, efficiëntie of kwaliteit van zorg. BeBright merkt dat steeds meer organisaties het belang van procesontwerp en gedrag erkennen en helpt organisaties bij het ontwerpen of herontwerpen van processen voor zorg- en ondersteuning.

Vijf aandachtspunten voor het herontwerpen van processen
Op basis van onze kennis en ervaringen bij zorgaanbieders, hebben wij vijf aandachtspunten voor het herontwerpen van processen in VVT-organisaties geïdentificeerd:

Aandachtspunt 1
Gebruik een passende aanpak, bijvoorbeeld gebaseerd op de principes van human-centered design. Deze ontwerpaanpak stelt de behoeften van mensen centraal en streeft naar intensieve samenwerking met alle betrokkenen. Hiermee wordt vanaf de start gewerkt aan draagvlak. De aanpak is iteratief, dat betekent dat in verschillende stappen de processen steeds verder worden uitgewerkt en getoetst. Dit vergemakkelijkt de overgang van ontwikkeling naar implementatie.

Aandachtspunt 2
Het is cruciaal dat de processen de visie van de organisatie weerspiegelen. Neem de visie van de organisatie daarom als uitgangspunt bij het gezamenlijk formuleren van ontwerpprincipes. Deze principes geven richting aan het procesontwerp, fungeren als inspiratiebron voor innovatieve oplossingen en bieden een kader voor besluitvorming. 

Aandachtspunt 3
Ontwerp de processen gezamenlijk in multidisciplinaire werkgroepen met vertegenwoordigers uit de zorg en behandeling, beleid, en ondersteunende functies. Dit resulteert in processen die goed aansluiten bij de behoeften van zorgverleners en breed gedragen worden door de medewerkers. Bovendien draagt het bij aan het enthousiasme van de betrokken medewerkers bij implementatie én innovatie.  

Aandachtspunt 4
Zet de reis van de cliënt centraal in het ontwerpen van processen. Deze benadering erkent dat de zorg- en ondersteuningsbehoefte van cliënten in de loop van de tijd verandert. Cliënten gaan door periodes van toenemende behoefte aan zorg en ondersteuning, afgewisseld met periodes van herstel en zelfstandigheid. Door de tijd heen leren cliënten, naasten en de zorgorganisatie elkaar steeds beter kennen. Een voorbeeld van het centraal zetten van de cliëntreis is het integreren van één intakeprocedure en één cliëntplan voor iedere cliënt in alle zorgprocessen. Dit betekent dat niet telkens opnieuw dezelfde informatie wordt verzameld. Het cliëntplan reist gedurende de hele reis met de cliënt mee en wordt zo nodig aangepast. Zo kunnen alle betrokken medewerkers samenwerken en wordt gefragmenteerd en dubbel werk voorkomen. 

Aandachtspunt 5
Erken dat processen dynamisch zijn en continue aandacht vereisen. Het inrichten van degelijk beheer van zowel de integrale cliëntreis als de processen is daarom essentieel voor lange termijn succes.

Ondersteuning bij herontwerp van processen
Innovatie vanuit een heldere, strategische benadering is essentieel voor zorgorganisaties die wendbaar willen zijn in de veranderende omstandigheden. Hoewel technologische ontwikkelingen als katalysator voor innovatie kunnen dienen, verdienen veranderingen in gedrag en procesontwerp veel meer aandacht. BeBright heeft uitgebreide ervaring in het ontwerpen, implementeren en opschalen van innovatieve, digitale en hybride zorgprocessen in de eerstelijnszorg, langdurige zorg en medisch specialistische zorg. Overweeg je hiermee aan de slag te gaan? BeBright denkt graag met je mee. Oók bij de aanvraag van de STOZ subsidie (zie onderstaand kader). Neem voor meer informatie contact op met Jiska de Wit, Sjoerd Emonts, of Arjo Mans.

Interessant artikel? Meld je dan hier aan en ontvang elke 2 maanden de BeBright nieuwsbrief.